Rekisteriseloste

Tämä on Maunulan Naisvoimistelijat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.  

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö  

Seura: Maunulan Naisvoimistelijat ry, Y-tunnus: 0892115-4 Osoite: Pirttipolku 10 E 00630 Helsinki Sähköposti: maunulannaisvoimistelijat@gmail.com Yhteyshenkilön sähköposti: niina.salojarvi@gmail.com  

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri  

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus  

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi. 

Henkilötietojen käsittely perustuu: 1) Maunulan Naisvoimistelijat ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta. 2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta. 3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön. 4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.  

Käsiteltävät henkilötiedot:  

Rekisterissä käsitellään Maunulan Naisvoimistelijoiden jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.  

Näitä tietoja ovat:  

• Etu- ja sukunimi  
• Osoite  
• Puhelinnumero  
• Sähköpostiosoite  
• Syntymäaika 
• Sukupuoli  
• Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)  

Säännönmukaiset tietolähteet  

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä itseltään jäseneksi tulemisen yhteydessä.  

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. 

Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.  

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot  

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Henkilötietojen säilytysaika 

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Maunulan Naisvoimistelijoiden jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. 

Rekisteröidyn oikeudet:  

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 
- tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot; 
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 
- vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu); 
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on XXX:n oikeutettu etu; 
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. XXX voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. XXX voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.  

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle  

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.  

Pakolliset tiedot Yhdistyksen Maunulan Naisvoimistelijat ry:n luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki). Sopimussuhteissa olevat tahot: Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu). Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).  

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta  

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista. 

Yhteydenotot  

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: maunulannaisvoimistelijat@gmail.com. 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 10.2.2025